Como Contratar um Funcionário CLT: Guia Completo e Atualizado para 2026

Seja você dono de uma clínica médica, consultório odontológico, salão de beleza ou qualquer outro negócio de saúde, beleza ou bem-estar: chega um momento em que crescer significa contratar. E contratar do jeito certo, seguindo a legislação trabalhista, é o que separa empresas sólidas de empresas que acumulam passivos.

Este guia foi atualizado para 2026 e traz o passo a passo completo para contratar um funcionário no regime CLT, com todos os documentos necessários, as etapas do processo seletivo e os cuidados que você precisa ter antes de assinar qualquer contrato.

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Etapa 1: Entrevista e Seleção

Antes de publicar qualquer vaga, defina com clareza o perfil que você precisa. Isso economiza tempo e evita contratações equivocadas, que custam caro na rescisão.

O que definir antes das entrevistas

Ter essas informações prontas antes de conversar com os candidatos transmite profissionalismo e evita mal-entendidos:

• Cargo e função: descreva as atividades do dia a dia com objetividade
• Salário: pesquise a faixa de mercado para a função e região
• Benefícios: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, comissões ou gorjetas (se aplicável)
• Carga horária: quantidade de horas semanais, folgas e escala (especialmente importante em clínicas e salões que funcionam aos sábados)
• Requisitos técnicos: cursos, registros em conselho profissional (CRM, CRO, CRN, CREFITO etc.), experiência mínima

Dica prática: No setor de saúde e beleza, verifique se o cargo exige registro em conselho de classe antes de iniciar as entrevistas. Contratar um profissional sem o registro ativo pode gerar problemas legais para o estabelecimento.

Como conduzir a entrevista

Defina critérios objetivos de avaliação e aplique-os igualmente a todos os candidatos. Pergunte sobre experiências anteriores, situações práticas do cotidiano da função e verifique as referências profissionais sempre que possível.

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Etapa 2: A Contratação Formal

Escolhido o candidato ideal, é hora de formalizar o vínculo empregatício. Na maioria dos casos, o processo começa com o contrato de experiência.

O contrato de experiência CLT

O contrato de experiência é um contrato a prazo determinado, com duração máxima de 90 dias, podendo ser dividido em dois períodos (por exemplo, 45 dias prorrogáveis por mais 45). Ele existe justamente para que empresa e empregado avaliem a adaptação mútua antes de firmar um vínculo permanente.

Alguns pontos importantes sobre esse contrato:

• Ao final dos 90 dias, sem manifestação de nenhuma das partes, o contrato se converte automaticamente em tempo indeterminado
• Durante o período de experiência, é possível desligar o funcionário com um custo rescisório menor do que em um contrato por tempo indeterminado
• O contrato deve ser assinado antes ou no ato da admissão, nunca depois
• Desde setembro de 2019, o registro em carteira passou a ser feito eletronicamente pelo eSocial, e não mais com anotação manual na CTPS física

Registro no eSocial

A admissão deve ser comunicada ao eSocial até o dia anterior ao início das atividades do funcionário. Atrasos nesse envio podem gerar multas. Por isso, organize todos os documentos com antecedência e conte com apoio contábil para garantir que o cadastro seja feito corretamente.

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Etapa 3: Documentos Necessários para Contratar um Funcionário

A lista de documentos pode parecer extensa, mas cada item tem uma finalidade legal específica. Veja o que você deve solicitar ao candidato no momento da admissão.

Exame Médico Admissional

O exame admissional é obrigatório por lei (NR-7) e deve ser realizado antes do início das atividades. Nele, o médico do trabalho atesta que o candidato está apto a exercer a função para a qual está sendo contratado, considerando os riscos ocupacionais do cargo.

• O custo do exame é sempre da empresa, nunca do funcionário
• O laudo deve ser arquivado no prontuário do funcionário
• Em clínicas e consultórios, fique atento aos riscos biológicos e ergonômicos que podem exigir laudos complementares (como o PCMSO)

Carteira de Trabalho (CTPS)

A Carteira de Trabalho e Previdência Social é o documento que registra oficialmente o vínculo empregatício. Desde 2019, a CTPS Digital é válida e obrigatória. O registro é feito eletronicamente pelo empregador via eSocial, e o funcionário pode consultar todas as anotações pelo aplicativo da Carteira de Trabalho Digital.

Informações registradas na CTPS:

• Cargo e função
• Data de admissão
• Salário contratual
• Carga horária
• Nome e CNPJ do empregador

Documentos Pessoais

Solicite os documentos abaixo para fins cadastrais e cumprimento de obrigações legais:

Documentos básicos (todos os candidatos):

• Cópia do RG (Carteira de Identidade) ou documento oficial com foto
• Cópia do CPF (ou CNH, que já contém o CPF)
• Comprovante de residência atualizado (últimos 3 meses)
• Comprovante de escolaridade compatível com o cargo
• Foto 3x4 recente
• Número do PIS/PASEP (para quem já trabalhou com carteira assinada anteriormente)

Documentos específicos por situação:

• CNH: se o cargo envolver condução de veículos, verifique a categoria exigida
• Registro no conselho profissional: CRM, CRO, CRN, CREFITO, COREN, entre outros (obrigatório para profissionais regulamentados)
• Certidão de nascimento ou casamento: para fins cadastrais e dependentes no IR
• Certidão de nascimento dos filhos até 21 anos: para cálculo de salário-família e dependentes
• Comprovante de frequência escolar para filhos de até 14 anos e cartão de vacina para filhos de até 7 anos (exigidos para o salário-família)
• Certificado de reservista: para homens entre 18 e 45 anos
• Título de eleitor: exigido legalmente para o cadastro
• Carta de referência: opcional, mas recomendada para cargos de confiança

Atenção: Nunca retenha originais de documentos do funcionário. Faça cópias ou digitalize os arquivos e devolva os originais imediatamente.

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Etapa 4: Obrigações Após a Admissão

Contratar é apenas o começo. Após o registro, você passa a ter obrigações mensais e periódicas com o funcionário:

• Folha de pagamento: cálculo mensal com descontos de INSS, IRRF, vale-transporte e outros benefícios
• FGTS: recolhimento mensal de 8% sobre a remuneração bruta
• 13º salário: pago em duas parcelas (novembro e dezembro) ou na rescisão
• Férias: 30 dias a cada 12 meses de trabalho, com acréscimo de 1/3
• eSocial: envio mensal de eventos de folha, afastamentos, férias e outras ocorrências
• CAGED: comunicação de admissões e desligamentos ao Ministério do Trabalho

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Por Que Contar com um Contador Especializado Faz a Diferença

Contratar um funcionário envolve muito mais do que assinar um contrato. Cada etapa tem prazo, obrigação acessória e risco de multa se feita incorretamente. Um erro no eSocial, um exame admissional esquecido ou um contrato de experiência mal redigido podem gerar passivos trabalhistas significativos.

Na Attualize Contábil, cuidamos de todo o processo de admissão, folha de pagamento e departamento pessoal para profissionais e empresas de saúde, beleza e bem-estar. Você foca no seu atendimento; a gente cuida da burocracia.

Nossa equipe utiliza sistemas integrados ao eSocial para garantir que cada contratação seja feita dentro do prazo, com todos os documentos corretos e sem surpresas no futuro.

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